Checklista – co to jest i jak ją wykonać?
Rutyna bywa zwodnicza. Z kolei ludzka pamięć potrafi przeinaczać fakty. W obu przypadkach, przy sprawie wysokiej wagi, konsekwencje mogą okazać się wyjątkowo poważne. Jednak również w mniej brzemiennych w skutkach projektach pominięcie jednego kroku może skończyć się przykrą niespodzianką.
Istnieje jednak sprawdzony sposób, abyśmy tego uniknęli, w przypadku najgorszego – złagodzili skutki. Jest on łatwy do stworzenia i wykorzystania w praktyce, przynosząc widoczne efekty w jakości pracy i produkcie końcowym.
Co to jest checklista?
Checklista, inaczej zwana listą kontrolną, to usystematyzowany spis powtarzalnych czynności w ramach pewnej procedury/procesu, jakie należy wykonać, aby zakończyć ja sukcesem (wykonać w pełni, efektywnie i dokładnie). Można ją porównać do instrukcji obsługi dostosowanej indywidualnie do każdego przypadku/projektu.
Nie do każdego projektu potrzebujemy checklisty, mimo to jej posiadanie niemal w każdym przypadku poprawia zarówno naszą efektywność, jakość pracy indywidualnej j zespołowej, jak i komfort psychiczny. Generalnie możemy powiedzieć, że im bardziej rutynowy projekt, im poważniejsze są konsekwencje błędu (np. usterka samolotu podczas lotu, błąd przy operacji), tym zwiększa się potrzeba posiadania listy kontrolnej.
W skrócie to po prostu lista zadań, która dotyczy powtarzających się procesów np. cotygodniowych porządków, miesięcznego planowania budżetu, procedur wdrażania produktów czy przygotowania dziecka przed wycieczka szkolną.
Przykład checklisty – wycieczka do Krakowa
- Sprawdzić pogodę.
- Przygotować ubrania.
- Znaleźć plan miasta.
- Znaleźć ciekawe miejsca (zabytki, muzea, restauracje, bistra).
- Wyznaczyć trasę zwiedzania.
- Poszukać historycznych miejsc i ich dziejów.
- Znaleźć tani/wygodny nocleg.
- Obliczyć koszty wycieczki (bilety, paliwo, wynajem pokoju, opłata za bilety).
- Sprawdzić aparat.
- Spakować lekarstwa.
Dlaczego tworzymy checklisty?
Robimy to często nieświadomie, próbując planować złożone sytuacje, podzielić je na mniejsze kroki, łatwiejsze do zrealizowania. Zwykle robimy to w naszej głowie, pospiesznie odhaczając bieżące działania i odnosząc wrażenie, że postępujemy sekwencyjnie
Inne przykłady list kontrolnych, które odpowiadają na pytania: „Co musimy zrobić, żeby przygotować udane święta?”, „O czym powinniśmy pomyśleć przed narodzinami dziecka?”, „Jak zaplanować przeprowadzkę?” i wiele, wiele innych.
Lista kontrolna ma ułatwić postępowanie zgodnie z naszymi założeniami, prowadzić nas do celu, bez pomijania ważnych szczegółów. Ponadto umysł potrafi zapomnieć o czymś, co robiliśmy wcześniej wiele razy. Jest też zdolny stworzyć złudne uczucie, jakbyśmy wypełnili wszystkie wytyczone zadania, jak to miało miejsce wcześniej.
Ma nam to pomóc radzić sobie ze stresem, z napięciem, z presją albo z nudą rutynowych czynności. Im szybciej uda nam się skończyć, tym lepiej się poczujemy i będziemy mogli robić coś innego. Jednym słowem, umysł w stresujących sytuacjach, kiedy wymaga się od nas koncentracji i dokładności, lubi „iść na łatwiznę”.
Jak przygotować dobrą checklistę?
Metod jest wiele. Każdy z biegiem czasu opracowuje własną strategię: jakie czynności i w jakiś sposób umieszczać na liście.
Mimo że z samego początku nie uda nam się przygotować wzorowej check-listy, możemy postępować zgodnie z kilkoma pomocnymi wytycznymi. Warto skorzystać przy tym z pomocnej… roboczej wersji listy kontrolnej.
Jak przygotować checklistę?
– używaj trybu rozkazującego,
– pisz krótkie zdania,
– stosuj prosty język,
– wstaw czasownik na początku,
– stosuj wypunktowanie,
– wybierz tytuł,
– wprowadzaj poprawki,
– zapisuj informacje o błędach,
– skupiaj się na optymalnej kolejności,
– postępuj etapami,
– używaj listy zewnętrznej: na papierze lub elektronicznej.
Jako pierwsze ćwiczenie możemy spróbować przystosować ten przykład do własnych potrzeb i nawyków.
Jak możemy zauważyć zadania nie są posortowane według określonej kolejności, jak zakłada początkowa definicja. Każdy z nas postępuje inaczej, dlatego napisanie uniwersalnej instrukcji tworzenia check-listy byłoby zadaniem niewykonalnym. Zawsze należy brać pod uwagę osobę, która ma korzystać z listy.
Dla przykładu: jedni uznają tytuł za pierwszy krok, inni dopiero jako ostatni. Wskazówki odnoszące się do metody pracy, jak „postępowanie etapami” może okazać się zbędne (pracują wg. własnej strategii), inni zobaczą w tym cenną informację.
Na co zwracać uwagę przy przygotowywaniu listy kontrolnej?
Podobnie jak nauka innych umiejętności, wymaga czasu, treningu i poprawiania błędów. Pierwsza, druga, nawet dziesiąta lista mogą odbiegać o wymarzonego ideału – tych opracowanych przez innych i szlifowanych tygodniami lub miesiącami.
Ponownie skorzystajmy z przykładowej listy kontrolnej, jednak zawierającej uporządkowany spis kroków.
Pierwsza checklista – jak ją napisać?
- Wybierz zadanie, które musisz wykonać.
- Określ stopień skomplikowania (tzn. czy potrzebna jest dla niego lista).
- Ustal, czy lista będzie tylko dla ciebie, czy skorzystają z niej inni (np. domownicy, współpracownicy).
- Zastanów się, czy zadanie jest powtarzalne (będzie wykonywane później).
- Sprawdź, czy zadanie było wykonane wcześniej (masz pewnie obraz, jak powinno wyglądać).
- Wypisz cele, dla których musisz je wykonać.
- Sprawdź, czy wymaga specjalistycznej wiedzy.
- Określ zakres działania (czy jest częścią większej listy, np. wdrażania produktu, czy samodzielna, np. przygotowanie dziecka przed nowym rokiem szkolnym).
- Wypisz wszystkie czynności, jakie przychodzą ci do głowy (kolejność nie ma znaczenia); bądź dokładny, używaj podpunktów dla każdej czynności.
- Sprawdź jeszcze raz listę; dopisz coś w razie potrzeby.
- Uporządkuj listę (nadaj czynnościom kolejność, wg. której zamierzasz je wykonać).
- Przepisz listę na czysto, jeżeli jest taka konieczność.
- Wykonaj zadanie wg. przygotowanej listy.
- Nanieś poprawki (zmień kolejność zadań, dodaj, usuń lub zmodyfikuj opis czynności).
- Opracuj poprawioną wersję listy.
Widzimy, że powyższa instrukcja różni się od przykładu roboczego. Jest dokładniejsza, bardziej pomocna, pozwala nam zwrócić uwagę na rzeczy, o których moglibyśmy nie pomyśleć lub zapomnieć.
Zalety listy kontrolnej
Jej podstawowym zadaniem jest odciążenie naszego umysłu. W chwili stresu, pod wpływem presji czy znużenia rutyną, możemy popełnić poważny błąd.
Check-lista ma temu zapobiec. Oczyścić nasz umysł, pozwolić nam skupić się na wykonywaniu określonych czynności, zwiększyć efektywność i szansę na sukces.
Im więcej zależy od powodzenia projektu, tym istotniejsze jest przygotowanie planu działania. Takiego planu, w którym każdy zaangażowany będzie wiedział, co ma do zrobienia, oraz jaki jest jego/jej udział i jak się ten udział odnosi do całości. Jest to jednocześnie przegląd ogólny, jak i przegląd szczegółowy.
Prosta, wypunktowana forma sprzyja lepszemu skupieniu się. Nie musimy myśleć nad tym, co robimy w szerszym kontekście. Istnieje jedna konkretna akcja, po niej następna i kolejna. Aż lista się skończy.
Jej siła tkwi właśnie w prostocie, choć samo przygotowanie zajmuje dużo czasu, wiele prób, korekt, przerabiania i ponownego formułowania. Jednak, gdy osiągnie swoją najlepszą formę, check-lista staje się narzędziem niezbędnym w życiu zawodowym i osobistym. Osoby używające ich regularnie, często przyzwyczajają się do efektu, jaki wnoszą do ich codziennych obowiązków.
Zalety checklisty
– mniej stresu,
– mniej obaw o popełnienie błędu,
– łatwiej dostrzec pozytywne skutki,
– pomaga w systemie nagradzania,
– zmniejsza uczucie nieuniknionej porażki,
– dodaje pewności siebie,
– ułatwia współpracę w zespole,
– pomaga w zwiększeniu jakości wykonywanych zadań.
Jest to sprawdzony sposób, który wykorzystują zarówno ci, od których zależy życie innych, jak i ci, którzy chcą dobrze wykonać swoje zadanie. Check-listy mają uniwersalny charakter i możemy je używać wszędzie, gdzie uznamy, że się nam przydadzą.
