Checklista - co to jest i jak ją wykonać?

Checklista – co to jest i jak ją wykonać?

Rutyna bywa zwodnicza. Z kolei ludzka pamięć potrafi przeinaczać fakty. W obu przypadkach, przy sprawie wysokiej wagi, konsekwencje mogą okazać się wyjątkowo poważne. Jednak również w mniej brzemiennych w skutkach projektach pominięcie jednego kroku może skończyć się przykrą niespodzianką.

Istnieje jednak sprawdzony sposób, abyśmy tego uniknęli, w przypadku najgorszego – złagodzili skutki. Jest on łatwy do stworzenia i wykorzystania w praktyce, przynosząc widoczne efekty w jakości pracy i produkcie końcowym.

Co to jest checklista?

Checklista, inaczej zwana listą kontrolną, to usystematyzowany spis powtarzalnych czynności w ramach pewnej procedury/procesu, jakie należy wykonać, aby zakończyć ja sukcesem (wykonać w pełni, efektywnie i dokładnie). Można ją porównać do instrukcji obsługi dostosowanej indywidualnie do każdego przypadku/projektu.

Nie do każdego projektu potrzebujemy checklisty, mimo to jej posiadanie niemal w każdym przypadku poprawia zarówno naszą efektywność, jakość pracy indywidualnej j zespołowej, jak i komfort psychiczny. Generalnie możemy powiedzieć, że im bardziej rutynowy projekt, im poważniejsze są konsekwencje błędu (np. usterka samolotu podczas lotu, błąd przy operacji), tym zwiększa się potrzeba posiadania listy kontrolnej.

W skrócie to po prostu lista zadań, która dotyczy powtarzających się procesów np. cotygodniowych porządków, miesięcznego planowania budżetu, procedur wdrażania produktów czy przygotowania dziecka przed wycieczka szkolną.

Przykład checklisty – wycieczka do Krakowa

  1. Sprawdzić pogodę.
  2. Przygotować ubrania.
  3. Znaleźć plan miasta.
  4. Znaleźć ciekawe miejsca (zabytki, muzea, restauracje, bistra).
  5. Wyznaczyć trasę zwiedzania.
  6. Poszukać historycznych miejsc i ich dziejów.
  7. Znaleźć tani/wygodny nocleg.
  8. Obliczyć koszty wycieczki (bilety, paliwo, wynajem pokoju, opłata za bilety).
  9. Sprawdzić aparat.
  10. Spakować lekarstwa.
Zobacz też:  Jak zarejestrować znak towarowy?

Dlaczego tworzymy checklisty?

Robimy to często nieświadomie, próbując planować złożone sytuacje, podzielić je na mniejsze kroki, łatwiejsze do zrealizowania. Zwykle robimy to w naszej głowie, pospiesznie odhaczając bieżące działania i odnosząc wrażenie, że postępujemy sekwencyjnie

Inne przykłady list kontrolnych, które odpowiadają na pytania: „Co musimy zrobić, żeby przygotować udane święta?”, „O czym powinniśmy pomyśleć przed narodzinami dziecka?”, „Jak zaplanować przeprowadzkę?” i wiele, wiele innych.

Lista kontrolna ma ułatwić postępowanie zgodnie z naszymi założeniami, prowadzić nas do celu, bez pomijania ważnych szczegółów. Ponadto umysł potrafi zapomnieć o czymś, co robiliśmy wcześniej wiele razy. Jest też zdolny stworzyć złudne uczucie, jakbyśmy wypełnili wszystkie wytyczone zadania, jak to miało miejsce wcześniej.

Ma nam to pomóc radzić sobie ze stresem, z napięciem, z presją albo z nudą rutynowych czynności. Im szybciej uda nam się skończyć, tym lepiej się poczujemy i będziemy mogli robić coś innego. Jednym słowem, umysł w stresujących sytuacjach, kiedy wymaga się od nas koncentracji i dokładności, lubi „iść na łatwiznę”.

Jak przygotować dobrą checklistę?

Metod jest wiele. Każdy z biegiem czasu opracowuje własną strategię: jakie czynności i w jakiś sposób umieszczać na liście.

Mimo że z samego początku nie uda nam się przygotować wzorowej check-listy, możemy postępować zgodnie z kilkoma pomocnymi wytycznymi. Warto skorzystać przy tym z pomocnej… roboczej wersji listy kontrolnej.

Jak przygotować checklistę?

– używaj trybu rozkazującego,

– pisz krótkie zdania,

– stosuj prosty język,

– wstaw czasownik na początku,

– stosuj wypunktowanie,

– wybierz tytuł,

– wprowadzaj poprawki,

– zapisuj informacje o błędach,

– skupiaj się na optymalnej kolejności,

– postępuj etapami,

– używaj listy zewnętrznej: na papierze lub elektronicznej.

Jako pierwsze ćwiczenie możemy spróbować przystosować ten przykład do własnych potrzeb i nawyków.

Zobacz też:  Ciągła senność - diagnoza, przyczyny, objawy. Jak poradzić sobie z hipersomią?

Jak możemy zauważyć zadania nie są posortowane według określonej kolejności, jak zakłada początkowa definicja. Każdy z nas postępuje inaczej, dlatego napisanie uniwersalnej instrukcji tworzenia check-listy byłoby zadaniem niewykonalnym. Zawsze należy brać pod uwagę osobę, która ma korzystać z listy.

Dla przykładu: jedni uznają tytuł za pierwszy krok, inni dopiero jako ostatni. Wskazówki odnoszące się do metody pracy, jak „postępowanie etapami” może okazać się zbędne (pracują wg. własnej strategii), inni zobaczą w tym cenną informację.

Na co zwracać uwagę przy przygotowywaniu listy kontrolnej?

Podobnie jak nauka innych umiejętności, wymaga czasu, treningu i poprawiania błędów. Pierwsza, druga, nawet dziesiąta lista mogą odbiegać o wymarzonego ideału – tych opracowanych przez innych i szlifowanych tygodniami lub miesiącami.

Ponownie skorzystajmy z przykładowej listy kontrolnej, jednak zawierającej uporządkowany spis kroków.

Pierwsza checklista – jak ją napisać?

  1. Wybierz zadanie, które musisz wykonać.
  2. Określ stopień skomplikowania (tzn. czy potrzebna jest dla niego lista).
  3. Ustal, czy lista będzie tylko dla ciebie, czy skorzystają z niej inni (np. domownicy, współpracownicy).
  4. Zastanów się, czy zadanie jest powtarzalne (będzie wykonywane później).
  5. Sprawdź, czy zadanie było wykonane wcześniej (masz pewnie obraz, jak powinno wyglądać).
  6. Wypisz cele, dla których musisz je wykonać.
  7. Sprawdź, czy wymaga specjalistycznej wiedzy.
  8. Określ zakres działania (czy jest częścią większej listy, np. wdrażania produktu, czy samodzielna, np. przygotowanie dziecka przed nowym rokiem szkolnym).
  9. Wypisz wszystkie czynności, jakie przychodzą ci do głowy (kolejność nie ma znaczenia); bądź dokładny, używaj podpunktów dla każdej czynności.
  10. Sprawdź jeszcze raz listę; dopisz coś w razie potrzeby.
  11. Uporządkuj listę (nadaj czynnościom kolejność, wg. której zamierzasz je wykonać).
  12. Przepisz listę na czysto, jeżeli jest taka konieczność.
  13. Wykonaj zadanie wg. przygotowanej listy.
  14. Nanieś poprawki (zmień kolejność zadań, dodaj, usuń lub zmodyfikuj opis czynności).
  15. Opracuj poprawioną wersję listy.
Zobacz też:  Jak bezpiecznie korzystać z Internetu? 9 sposobów

Widzimy, że powyższa instrukcja różni się od przykładu roboczego. Jest dokładniejsza, bardziej pomocna, pozwala nam zwrócić uwagę na rzeczy, o których moglibyśmy nie pomyśleć lub zapomnieć.

Zalety listy kontrolnej

Jej podstawowym zadaniem jest odciążenie naszego umysłu. W chwili stresu, pod wpływem presji czy znużenia rutyną, możemy popełnić poważny błąd.

Check-lista ma temu zapobiec. Oczyścić nasz umysł, pozwolić nam skupić się na wykonywaniu określonych czynności, zwiększyć efektywność i szansę na sukces.

Im więcej zależy od powodzenia projektu, tym istotniejsze jest przygotowanie planu działania. Takiego planu, w którym każdy zaangażowany będzie wiedział, co ma do zrobienia, oraz jaki jest jego/jej udział i jak się ten udział odnosi do całości. Jest to jednocześnie przegląd ogólny, jak i przegląd szczegółowy.

Prosta, wypunktowana forma sprzyja lepszemu skupieniu się. Nie musimy myśleć nad tym, co robimy w szerszym kontekście. Istnieje jedna konkretna akcja, po niej następna i kolejna. Aż lista się skończy.

Jej siła tkwi właśnie w prostocie, choć samo przygotowanie zajmuje dużo czasu, wiele prób, korekt, przerabiania i ponownego formułowania. Jednak, gdy osiągnie swoją najlepszą formę, check-lista staje się narzędziem niezbędnym w życiu zawodowym i osobistym. Osoby używające ich regularnie, często przyzwyczajają się do efektu, jaki wnoszą do ich codziennych obowiązków.

Zalety checklisty

– mniej stresu,

– mniej obaw o popełnienie błędu,

– łatwiej dostrzec pozytywne skutki,

– pomaga w systemie nagradzania,

– zmniejsza uczucie nieuniknionej porażki,

– dodaje pewności siebie,

– ułatwia współpracę w zespole,

– pomaga w zwiększeniu jakości wykonywanych zadań.

Jest to sprawdzony sposób, który wykorzystują zarówno ci, od których zależy życie innych, jak i ci, którzy chcą dobrze wykonać swoje zadanie. Check-listy mają uniwersalny charakter i możemy je używać wszędzie, gdzie uznamy, że się nam przydadzą.

4.7/5 - (13 votes)

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *